10 conseils pour bien préparer son séminaire

Le guide séminaire

1.  Définir clairement ses objectifs
   
   Séminaire d’information, de cohésion d’équipe, de travail ou de formation ?
   Fédérez vos équipes dans un cadre atypique loin de votre lieu de travail et de toutes les pressions.
   
   À chaque objectif, déterminez un processus organisationnel. Cernez au mieux vos attentes pour mettre au point une ligne directrice capable de servir les priorités de votre évènement.
   
   
2. Instaurer un fil rouge
   
   Intitulez votre séminaire en posant un thème ou en précisant une question. Ce fil rouge permettra d’orienter vos réunions et de faire fructifier vos débats dans la direction souhaitée.
   
   Anticipez les discussions et les problèmes autour de votre fil rouge en laissant toutefois une marge de manœuvre et d’initiative à votre équipe. Tenez-la toujours au courant de vos décisions pour qu’elle puisse se préparer efficacement au séminaire.
   
   
3. Inviter les bonnes personnes
   
   Selon les interrogations soulevées et les objectifs fixés, vous pouvez convier tout un service ou seulement certains de vos collaborateurs. Évitez de mélanger des publics complètement différents, car leurs intérêts le sont aussi. Si le cas se présente, pensez à créer des sessions générales et des sessions séparées.
   
   Indiquez dans l’invitation le thème et le public à qui s’adresse le séminaire. En définissant tout clairement, vous éviterez des déceptions et faciliterez le choix de participer ou non à l’événement.
   
   En fonction des personnes invitées, définissez un angle d’attaque et les intervenants cohérents :
   
   Spécialiste en coaching personnel, en communication ou en gestion de personnel…
   
   
   
4. Disposer du matériel technique adéquat
   
   Outils informatiques, matériel audiovisuel, dispositif de traduction…
   
   Certains moyens sont indispensables au bon déroulement de votre séminaire. Ils facilitent la compréhension et la mise en pratique immédiate des connaissances acquises.
   
   
5. Choisir les bonnes dates
   
   De deux jours à une semaine, déterminez les dates de votre événement selon le rythme et l’intensité du travail au sein de votre société. Si les périodes d’activités ne sont pas propices à l’organisation d’un long séminaire, organisez-en deux distincts. Il est opportun de garder le lundi ou le vendredi au sein de l’entreprise pour rattraper le retard à votre retour.
   
   
6. Préparer un emploi du temps rythmé
   
   La productivité diminue avec la fatigue et la tension, alternez travail et loisirs. Imaginez les moments de détente dans l’emploi du temps comme des occasions pour renforcer l’esprit d’équipe ou de compétition au travers d’activités collectives. Essayer de toujours maîtriser ces temps libres pour éviter débordements et contre productivité.
   
   
7. Prévoir des activités cohérentes
   
   Imaginez des animations professionnelles ad hoc à chaque objectif fixé et des temps de repos en conséquence.
   
   Pour une cohésion entre vos salariés, proposez des activités de détente en groupe : initiation au yoga, au shiatsu, aux massages, méditation, cours de cuisine, team building musical, atelier créatif, canoë-kayak, parcours accro-branche…
   
   Pour accroître l’esprit de compétition, optez pour une activité plus individualiste ne générant pas d’agressivité : course de karting, balade en quad, golf…
   
   De surcroît, vous regonflez le moral des troupes et procurez à tout un chacun la sensation d’être privilégié au sein de l’entreprise.
   
   
8.  Trouver le lieu d’accueil idéal
   
   Comptez plusieurs mois de préparation pour organiser votre séminaire et réserver le lieu adéquat.
   
   Choisissez-le en fonction de votre culture d’entreprise, de votre ligne directrice, de votre budget et de la proximité des activités récréatives.
   
   Villa en bord de mer ou gîte de campagne, résidence, hôtel, village vacances… Optez pour une destination lointaine pour un cadre plus informel et original qui marquera les esprits et fédèrera les équipes. Pour un séminaire de travail ou de formation plus studieux, préférez une ville proche de votre région.
   
   Quel que soit votre choix d’offre incentive clef en main, vérifiez que les activités soient proches de votre lieu de séjour. Votre équipe doit éviter de perdre du temps en long trajets ou risquer de se perdre en chemin.
   
   
9. Lister les prestataires souhaités
   
   De combien de prestataires nécessitez-vous sur le lieu accueillant ? Quel est le niveau de standing recherché ? Deux questions importantes à vous poser pour créer votre liste.
   
   Hôtesses d’accueil et personnel chargé des vestiaires : comptez une hôtesse pour 10 participants.
   
   Traiteurs : imposés sur certains sites, à votre choix sur d’autres.
   
   Traducteurs : si votre événement accueille des participants étrangers.
   
   Ingénieurs son et lumière : pour assurer la sonorisation, l'éclairage et l'enregistrement des débats ; certains établissements possèdent déjà une équipe régie.
   
   Décorateurs, scénaristes, animateurs, magiciens… Toutes vos idées originales peuvent être mises en place si vous avez les bons prestataires.
   
   
   
10. Concevoir les supports de communication
    
    À vous de déterminer quels sont les outils de communication indispensables ou accessoires pour annoncer votre séminaire et assurer son bon déroulement.
    
    Le badge : idéal pour repérer vos interlocuteurs, savoir qui est ou non présent et créer des synergies, des rencontres.
    
    Le carton d’invitation et le coupon-réponse
    
    La mallette : pour y glisser le programme, le plan du site et tous les documents du séminaire
    
    La signalétique